DMの宛名リストの用意 — 買う・借りる・自社で集めるときの違いと注意点

まず、手元にあるものを数える

新しくリストを用意する前に、すでに手元にあるものを確認します。

お客さまや会員の台帳：

購入・申込・会員登録で集めた住所。

問い合わせや見積の記録：

問い合わせをいただいた方の宛先。

取引先の一覧：

法人向けなら、取引のある会社や事業所。

来店・イベントの参加記録：

アンケートや参加の申込で得た宛先。

法人向けと個人向けで、用意のしやすさが違う

法人・事業所に送る場合は、企業・個人事業主などの送付先リストを、条件に合わせて用意できる場合があります。当社のダイレクトメールでは、企業・個人事業主などの送付先リストを、当社経由でご購入いただくこともできます。法人向けの宛先の項目（社名・部署・宛名）や、送る時期は法人向けDMの送り方にあります。

一般の個人向けのリストは、個人情報の取り扱いの面から、近年は用意が難しくなっています。当社でも、一般の個人向けのリストのご用意は難しい状況です。一方、お客さまがお持ちの会員・購入者などのリストへ届けることは可能です。

外部からリストを用意するときの注意点

外部のリストを使うときは、金額や件数の前に、次の点を確かめておきます。法律の解釈をするものではありません。

取得の経緯：

どこから、どのような経緯で集められたリストか、説明を受けられるか。

利用目的：

DMの送付に使えるリストか。

提供元の確認と記録：

第三者から個人データの提供を受けるときは、提供元の名称や住所（法人の場合は代表者の氏名）、取得の経緯などを確認し、記録することが求められる場合があります。

届出の有無：

名簿を扱う事業者が本人の同意を得ずに提供する場合（オプトアウト）は、個人情報保護委員会への届出が必要で、委員会のサイトで公表されています。提供元が公表されているかを確かめます。

停止の申し出への対応：

届け先から送付をやめてほしいと言われたときの扱いと、リストから外す手順。

再利用・転売の条件：

何回使えるか、ほかの施策や別の会社に使い回してよいか。

管理：

保管する場所、触れる人、使い終わったあとの廃棄の方法。

古さと宛先不明：

リストの更新の時期と、宛先不明で戻ってきた分の扱い。

リストを用意しない届け方もある

リストを用意する手間や、取り扱いの負担が大きいときは、リストを必要としない届け方も選択肢になります。

エリアを決めて届ける：

ポスティングは、エリアや建物を決めて、そこにある住戸へ配ります。仕組みはポスティングとはにあります。

事業所に広く届ける：

特定の会社を指定せず、エリアの事業所へ広く届ける方法があります。宛名のあるDMとの使い分けは法人向けDMの送り方に整理しています。

リストを持つ媒体側に届けてもらう：

提携する媒体が持つ属性のリストへ届ける形のDMがあります。リストは媒体側が管理しており、お客さまのリストを使って送る形ではありません。対応は条件によって異なります。

リストを用意する前に、依頼先に聞くこと

取得の経路：

どのような経路で集められたものか。

更新の時期：

いつ時点のリストか。

件数と絞り込みの条件：

地域・業種・規模など、どの条件で絞れるか。

使える回数と期間：

1回限りか、期間内に何度でも使えるか。

納品の形：

データか、宛名ラベルか、発送の代行か。

戻ってきた分の扱い：

宛先不明の確認や、リストの差し替えの扱い。

取り扱いのルール：

預ける・受け取るリストの管理と、使い終わったあとの廃棄。

当社の関わり方

当社は、ダイレクトメールを含む11の媒体を横断して、エリアと目的に合った組み合わせを設計する立場です。

宛名リストをお持ちの場合は、そのリストへ届けることができます。企業・個人事業主などの送付先リストは、当社経由でご購入いただくこともできます。リストがない場合は、届けたい相手に応じて、宛名のあるDMのほか、ポスティングなど、リストを使わない届け方も一緒に整理します。対応できるエリアや条件は、個別にご案内します。詳しくはダイレクトメールのページをご覧ください。

まとめ

DMの宛名リストがないときは、自社で集める、購入する、借りる、リストが要らない届け方を選ぶ、の4つで考えられます。購入と借りるの違いは、手元に残るか、使える回数と期間、再利用の可否です。外部から用意するときは、取得の経緯、利用目的、提供元の確認、停止の申し出への対応、管理の方法を、先に確かめます。法人向けは用意しやすい場合があり、一般の個人向けは個人情報の面から難しくなっています。迷うときは、届けたい相手を先に決めて、相談しながら整理します。